Digitale transformatie. Deze term is hét begrip waar de grote veranderingen van de afgelopen jaren in het bedrijfsleven onder samenvallen. Een groeiend arsenaal aan nieuwe technologieën, gebouwd op het fundament gelegd door mobiele devices, social media, cloud computing en data analytics, ontwikkelt zich in een rap tempo. Digitale transformatie is je manier van werken veranderen – verbeteren – door de mogelijkheden toe te passen die de nieuwe technologieën je bieden.
Volgens Forrester is de verwachting vanuit de top van het bedrijfsleven dat in 2020 bijna de helft van de omzet beïnvloed wordt door digitale transformatie. Iedere organisatie moet dus een antwoord vinden op de vragen: Wat betekent dit voor mij? Wat wil ik dat er gebeurt en wat moet ik dan doen? Wat wil ik dat er niet gebeurt en wat moet ik dan doen?
In mijn eerste artikel in een serie over digitale transformatie wil ik dan ook met het onderwerp ‘ beginnen’ van start gaan. Wat is de eerste stap die een organisatie te nemen heeft op het pad van digitale transformatie.
Want een organisatie heeft geen gebrek aan uitdagingen als het een digital enterprise wil worden. Forbes bijvoorbeeld, heeft een lijst gepubliceerd van de dertien grootste obstakels voor tech-bedrijven in 2019. Dit loopt uiteen van het doen aansluiten van de markt met de laatste technologieën, het goed omgaan met nieuwe privacywetgeving, tot het balanceren van de voor- en nadelen van AI, of het überhaupt kunnen vinden van genoeg goede mensen om al het werk te kunnen uitvoeren.
Maar wat is de belangrijkste uitdaging waar de meeste organisaties tegenaan lopen? Datgene waardoor zij niet de vooruitgang boeken die zij zouden willen? Het antwoord is … ‘beginnen’. Gewoon beginnen met digitale transformatie. Simpelweg die eerste stap zetten en een start maken.
Wat houdt organisaties tegen? De uitdagingen, die beren op de weg, die spelen zeker mee. Maar in veel gevallen is het een startpunt kiezen. Meer dan de helft van de organisaties liep vorig jaar hierop vast volgens Gartner . Het is ook lastig. Aan de ene kant: digitale transformatie gaat over een verandering door de hele organisatie heen, een verandering die de kern raakt van hoe wordt gewerkt en hoe het geld wordt verdient. Een holistische aanpak is dus gewenst. Aan de andere kant: hoe kan je alles in één keer veranderen? Dat is je huis helemaal verbouwen, terwijl je er in blijft wonen. Dat moet dus kamer voor kamer. Een ingrijpende klus en ergens moet je beginnen. Maar waar?
Het korte antwoord op deze vraag ligt misschien voor de hand, maar is niet minder juist: dat verschilt per organisatie. Belangrijk bij het bepalen van het antwoord is te weten waar je nu staat en welke kant je op wilt – of wat je juist wilt vermijden.
De beste aanpak voor het uitgebreide antwoord is om voor juist die vragen – waar sta je en welke richting wil je op – snel en duidelijk een antwoord te bepalen. De truc is de balans te vinden tussen het bekijken van aspecten uit het totaalplaatje (het holistische) en het niet ten prooi vallen aan analysis paralysis . Dit doen we door te timeboxen en door een model voor een digital enterprise te gebruiken.
Het digital enterprise model dient zo te zijn dat het, zonder op alle details in te gaan, wel de essentie van een organisatie op digital gebied vangt in een aantal relevante aspecten. Deze aspecten zijn het best vast te stellen door op verschillende manieren een organisatie op te delen en deze delen tegen het licht te houden.
De eerste doorsnede is er één met het hoe aan de ene kant en het wat aan de andere kant. Het hoe omvat de manieren waarmee het management veranderingen kan sturen. Deze verdelen we vervolgens onder in visie, plan, betrokkenheid en leiderschap (zie hiernaast).
Het wat bestaat uit elementen van digitale transformatie die in een organisatie geïmplementeerd kunnen worden. In ons model verdelen we deze in een drie-bij-drie matrix met gebruikersgroepen op de ene as en processen op de andere as. Voor gebruikers onderscheiden we als primaire groepen: klanten, medewerkers en partners/concurrenten. De processen delen we ook in drie hoofdcategorieën op: interactie, intelligentie/automatisering en connectie.
Voor ieder van de elementen stellen we vragen die afgeleiden zijn van de hoofdvragen – waar sta je, waar wil je heen? Zo kunnen we bepalen hoe belangrijk een bepaald onderdeel is voor een organisatie en of het huidige niveau het gewenste niveau is.
Door de delen vervolgens weer met elkaar in verband te brengen kunnen we een analyse maken van een organisatie langs vier belangrijke dimensies van digitale transformatie: governance, mensen, technologie en data. Hiermee hebben we antwoorden op de belangrijkste vragen om van start te gaan.
Vanuit ALTEN hebben we een methode uitgewerkt op basis van deze aanpak en gegoten in wat we een Digital Quick Scan noemen. In een korte periode kunnen we hiermee een beeld opbouwen van een organisatie: hoe digital ben je al en welke stap geeft het snelst een verbetering? De grootste hindernis, het bepalen van het juiste startpunt, is hiermee genomen.
Voor de ene partij kan dit startpunt het ontwikkelen van een betere user experience in hun web- en mobile apps zijn. Maar wat als je klanten je al wel goed kunnen benaderen, maar je niet snel genoeg kan leveren? Dan zit je eerste verbeterslag wellicht in het automatiseren van een bewerkelijk proces voor je medewerkers. En voor weer een ander wordt de meeste winst behaald door een API te ontwikkelen waarmee data met partners makkelijk kan worden uitgewisseld.
Uiteindelijk is een van de eerstvolgende stappen voor verdere transformatie het opzetten van een roadmap. Het mooie is dat je met deze aanpak ook hier al de noodzakelijke eerste stappen voor hebt gezet; nu je weet waar je staat, waar je heen wilt, en wat het volgende station op de reis is.
Wil je ook in jouw organisatie het juiste startpunt voor je digitale transformatie bepalen en gewoon aan de slag gaan? Volg dan deze aanpak. Kan je hier wel wat hulp bij gebruiken? Neem dan gerust contact met ons op.
Leon Wolters
Digital Enterprise Consultant
